Upload Handmatig | OpenDIS Hulpcentrum

In het overzichtsscherm links kan je onder "Upload > Handmatig" handmatig je documenten en e-mails uploaden.

Als je de documenten via handmatig in OpenDIS zet. Wordt het automatisch matchen overgeslagen. Je plaast dus zelf het document in het archief en geeft hier zelf de rubriek, afzender en/of label aan mee.

Het is noodzakelijk dat OpenDIS weet hoe je de documenten hebt gescand. Het is niet mogelijk om automatisch te bepalen of een document meerdere scans bevat.

Opties voor het splitsen van de bestanden >

Bij documentverwerking heb je de keuze uit onderstaande opties:

Niet splitsen

We passen geen splitsing toe en behandelen elk bestand in de upload als een individueel document.

Splitsen om 2 pagina’s

We splitsen na elke 2 pagina’s, oftewel 1 vel. Dit is van toepassing op dubbelzijdige scans. Van elk document wordt de voorkant en achterkant gescand. Dus na elke 2 pagina’s begint een nieuw document.

Splitsen met stempel

We splitsen na het zien van de code TXYTXY welke met behulp van stickers of stempels is aangebracht op de scans. De pagina met de code erop maakt dus onderdeel uit van het archief.

Splitsen met scheidingsvel

We splitsen na het zien van het scheidingsvel. Het scheidingsvel wordt verwijderd uit het archief. Deze methode vereist dubbelzijdig scannen.

Splitsen elke X pagina’s

We splitsen na een aangegeven aantal pagina’s. Dit kan alleen als de inhoud van de PDF echt elke X aantal pagina's een nieuw document bevat.

Let op:

Onderaan staat ook nog de optie “Verwijder lege pagina’s”.

Deze optie zorgt ervoor dat een pagina wordt verwijderd wanneer er geen tekst op staat. Deze functie mag echter niet worden gebruikt bij pagina’s met foto’s.

Voor de e-mail heb je een eigen keuzemenu voor de verwerking.

E-mail splitsopties

Er kunnen diverse manieren van splitsen toegepast worden:

Niet splitsen

Je e-mail en bijlagen worden als 1 geheel opgeslagen en zijn ook zo te raadplegen in OpenDIS. In dit geval worden de bijlagen niet getoetst aan de sjablonen en zijn de bijlagen dus ook niet als extra documentregel in de documentlijst te zien.

Splitsen email en bijlages

Kies deze optie om de bijlagen en de e-mail afzonderlijk te verwerken. De e-mail en elke bijlage worden afzonderlijke documentregels in de documentenlijst. Beide worden dus apart opgeslagen.

Alleen bijlagen

Kies deze optie om de bijlagen volledig te verwerken binnen OpenDIS. De e-mail zelf wordt in dit geval niet in OpenDIS gearchiveerd.