Sjabloon uitleg

Het doel van sjablonen is om je controle te geven over de inhoudelijke verwerking van poststukken.

Sjablonen worden gebruikt om poststukken, documenten en e-mails te matchen.
De herkenningspunten voor een match van een sjabloon zijn de volgende:

• Afzender, is diegene die het poststuk verstuurd heeft.
• Rubriek, is de rubriek waaronder het poststuk thuis hoort.
• Geadresseerde, de persoon aan wie het poststuk is geadresseerd en meestal het dossier waarmee het poststuk moet worden gekoppeld.
• Labels, een extra markering (of meerdere) waardoor poststukken herkent worden.

Om een match te maken, zijn alleen een afzender en een rubriek vereist. Als er geen overeenkomst wordt gevonden voor dossier- of labelherkenning, wordt het sjabloon nog steeds toegepast. Echter, als er geen overeenkomst is voor afzender en/of rubriekherkenning, zal er geen sjabloon worden gematcht.

Wanneer zowel de afzender als de locatie van de herkenning op het poststuk hetzelfde zijn, worden deze als varianten beschouwd. Een sjabloon kan meerdere varianten hebben en deze kunnen worden geplaatst in een eigen rubriek, de afzenderinformatie kan worden herkend op een andere locatie en labels kunnen worden toegekend.

Type sjablonen

OpenDIS heeft twee typen sjablonen beschikbaar, namelijk bedrijfssjablonen en mastersjablonen. Als je zelf een sjabloon maakt, wordt dit automatisch een bedrijfssjabloon. De sjablonen die door OpenDIS worden gemaakt, vallen onder de categorie “mastersjabloon”. Gebruikers kunnen deze mastersjablonen niet bekijken of aanpassen, maar ze kunnen wel worden uitgeschakeld.

We zullen de bedrijfssjablonen die vaak overeenkomen controleren en toevoegen aan de set met mastersjablonen. Dit proces zal de komende tijd plaatsvinden, omdat we actieve gegevens nodig hebben die verspreid zijn over een langere periode.

Varianten

Een variant is een versie van het sjabloon van dezelfde afzender, waarbij de afzendergegevens op dezelfde plek staan, maar waarbij de gewenste rubriek en/of label afwijken.

Sjablonen maken

Nadat je je scans hebt geüpload, kun je er een sjabloon van maken. Alle geüploade bestanden zijn te zien in je lijst met documenten onder het menu “Alles”.

Er is ook de mogelijkheid om documenten apart te uploaden om er direct sjablonen van te maken. In de praktijk is het makkelijker om sjablonen te maken tijdens het verwerken van de gescande post vanuit de documentenlijst. Als de afzender en de rubriek in een document niet gematcht zijn, dan is er geen sjabloon herkend. Het is het meest efficiënt om sjablonen te maken van documenten die vaak voorkomen.

Wanneer je een document opent, zie je aan de rechterkant de document widgets. De widget “Matches” toont matchhistorie voor dat specifieke document. Indien je een sjabloon wilt maken van dit document, klik je op de knop “MAAK HIER EEN SJABLOON VAN”.

Nieuw sjabloon

Wanneer je op deze knop klikt, zal OpenDIS controleren of er al een sjabloon bestaat van de afzender. Als er geen sjabloon bestaat, zal de wizard geopend worden om een nieuw sjabloon te maken.

Bestaand sjabloon

Wanneer OpenDIS merkt dat er al een vergelijkbaar sjabloon bestaat voor deze afzender, kies dan voor “SAMENVOEGEN”. Sluit het document en ga vervolgens naar het menu “Sjablonen” om verder te werken aan de nieuw gestarte variant. Het samengevoegde sjabloon wordt gemarkeerd met een uitroepteken in de lijst bedrijfssjablonen.

Bepalen herkenningspunten

De herkenningspunten voor een match zijn Afzender, Rubriek, Dossier en labels.

Afzender

Het bepalen van de herkenningen binnen een sjabloon begint in de tab “Afzender”. Om de afzender te herkennen, selecteer je één of meer specifieke woorden in het document die uniek zijn voor die afzender. Je kunt een gebied markeren waarbinnen de te herkennen woorden zich moeten bevinden. Door woorden aan of uit te vinken, kun je de juiste woorden selecteren. Vervolgens kies je de juiste afzender uit de lijst met beschikbare afzenders. Als de afzender nog niet in de lijst staat, kun je deze direct toevoegen met behulp van de “+” knop.

Rubriek

Wanneer je op de tab “Rubriek” klikt, kun je met je muis een gebied markeren waarin specifieke woorden voor de herkenning van rubriek staan. Selecteer de juiste woorden en kies vervolgens de juiste rubriek.

Dossier

Wanneer je op de tab “Dossier” klikt, kun je met je muis een gebied selecteren waarin specifieke gegevens voor dossier matching staan. Je kunt meerdere vakken markeren waarin dossiergegevens te vinden zijn.

Labels

Het toevoegen van een label als herkenning is een slimme manier om documenten extra herkenbaarheid te geven, waardoor ze gemakkelijk terug te vinden zijn.

Labels bieden je de mogelijkheid om documenten direct te herkennen op basis van hun inhoud. Enkele voorbeelden hiervan zijn: facturen, herinneringen, gerechtelijke bevelen, vervaldatum, verzekeringspolissen, betalingsverzoeken.

Wanneer je op de tab “Labels” klikt, maak je eerst de gewenste labelherkenning door op de knop “Toevoegen +” te klikken. Bepaal het label dat je aan het document wilt toewijzen. Als het gewenste label nog niet in de lijst staat, kun je het direct aanmaken door op de “+” te klikken.

Selecteer met je muis één of meer woorden in het document die specifiek zijn voor het label in dit document.

Herhaal deze stappen als je meerdere labels wilt toevoegen.