Documenten Splitsen

Algemeen

Het is essentieel voor OpenDIS om te weten hoe je jouw documenten hebt gescand, omdat we niet automatisch kunnen bepalen of een document meerdere scans bevat of niet.

Splitsopties

Er kunnen diverse manieren van splitsen toegepast worden:

Geen

Hier wordt geen splitsing toegepast. Ieder bestand in de upload wordt behandeld als een individueel document.

Splitsen om 2 pagina’s

Hier wordt er iedere 2 pagina’s een splitsing gemaakt. Dit kan dus gebruikt worden bij dubbelzijdige scans. Van elk document wordt de voorkant en achterkant gescand. Dus na elke 2 pagina’s begint een nieuw document.

Splitsen op symbool TXYTXY

Met stempel of stickers:

Voor de poststukken die uit meer pagina's bestaat, kunnen we splitsen met een code. Met behulp van stickers of een stempel wordt code TXYTXY aangebracht op de eerste pagina. OpenDIS herkent de code en beschouwt elke code als de start van een nieuw document. De pagina met de code erop maakt dus onderdeel uit van het archief.

Hoe gaat dit in zijn werk:

1. Je post voorzie je van een stempel of sticker met de code TXYTXY.
2. Leg alle post op één stapel.
3. Scan de post als één bestand.
4. Upload handmatig of met de OpenDIS Uploader naar OpenDIS met optie “Splitsen op symbool (TXYTXY)”
5. OpenDIS herkent de code en beschouwt elke code als de start van een nieuw een document.

Met een scheidingsvel:

Hiervoor gebruiken we een scheidingsvel met de code TXYTXY erop.  Je poststukken worden als 1 bestand opgeslagen. Na het uploaden van het bestand zal OpenDIS het scheidingsvel herkennen en op basis daarvan splisten. Deze methode vereist dubbelzijdig scannen. Het scheidingsvel wordt hierna verwijderd uit het archief. 

Hoe gaat dit in zijn werk:

1. Tussen elk poststuk leg je een scheidingsvel met de code TXYTXY.
2. Scan de post dubbelzijdig (duplex) als één bestand.
3. Zorg ervoor dat je scanner (of software) niet automatisch blanco pagina’s verwijdert.
4. Upload deze handmatig of met de Uploader naar OpenDIS met optie “Splitsen met scheidingsvellen (TXYTXY)”
5. OpenDIS herkent de code van het scheidingsvel en begint na elke scheidingsvel een nieuw document.
6. Nadat OpenDIS klaar is met splitsen zullen die gescande scheidingsvellen verwijderd worden.