HulpcentrumAlgemeen
Wat is OpenDIS > OpenDIS is een cloudplatform dat gebruikers in staat stelt om documenten te scannen, uploaden en beheren. Het biedt verschillende functies voor documentverwerking, zoals het splitsen van scans in meerdere bestanden op basis van specifieke methoden, het bijhouden van activiteiten via een logboek en de mogelijkheid om e-mails en bijlagen te verwerken. Gebruikers kunnen hun Microsoft 365-account koppelen voor eenvoudige toegang en integratie met andere systemen.
Documenten, scans en e-mails worden verwerkt door OpenDIS in 5 stappen.
Verwerking stappen
Stap 1 Je begint met het uploaden van documenten. Je kan zowel je ingescande documenten uploaden, maar ook je e-mails en/of bijlagen en losse bestanden. Dit is de enige stap die vanuit je werkplek gebeurd. Alle overige stappen worden in de OpenDIS cloud afgehandeld.
Upload document(en)
Je kunt de documenten handmatig of automatisch uploaden naar OpenDIS. Handmatig gaat via de browser, maar je kunt ook de uploader gebruiken.
OCR herkenning
Van alle aangeboden documenten wordt als eerste de OCR toegepast. De computer herkent de woorden op de scan en zo kun je als gebruiker de tekst doorzoeken op trefwoorden.
Sjabloonmatching
De documenten worden vergeleken met de reeds bestaande sjablonen binnen OpenDIS. Afzenders, rubrieken en dossiers worden daar waar mogelijk gematcht. Klopt een sjabloon niet of ontbreekt er een sjabloon, kun je ook altijd zelf nog sjablonen aanmaken.
Bewaar document(en)
Nadat de OCR en sjabloonmatching is afgerond wordt het geheel opgeslagen in het juiste dossier waar het document mee gematcht is, zodat je in de toekomst gemakkelijk en eenvoudig documenten kunt terugvinden.
Klaar
Je document is goed en veilig gearchiveerd.